1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Woodovia, z siedzibą: Polska, e-mail: zamowienia@woodovia.pl (dalej: „administrator”). Administrator nie powołał inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i jak długo
| Sytuacja i dane | Cel i podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Zamówienie: imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres dostawy, w przypadku firm NIP, treść zamówienia. | Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży, w tym dostawa, przypomnienia o płatności i rozpatrywanie reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Prowadzenie rachunkowości i obowiązki podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). | Dokumenty księgowe i podatkowe 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Pozostałe dane do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy. |
| Potwierdzenie płatności: plik (zrzut ekranu lub PDF z banku) przesłany do zamówienia. | Weryfikacja płatności i przyspieszenie wysyłki (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). | Przez okres przechowywania zamówienia. |
| Niedokończone zamówienie i zapisany koszyk: e-mail, imię i zawartość koszyka podane w formularzu zamówienia albo w formularzu „Zapisz koszyk na później” lub „Masz zapisany koszyk?”, data i godzina zapisu oraz adres IP. | Wysłanie linku do zapisanego koszyka na Twoją prośbę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przypomnienie o rozpoczętym przez Ciebie zamówieniu, najwyżej trzy e-maile w ciągu 7 dni, ostatni ewentualnie z kodem rabatowym; nigdy w nocy ani w niedzielę (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Data, godzina i adres IP służą wykazaniu pochodzenia danych i ochronie formularza przed nadużyciami. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw: wystarczy kliknąć link rezygnacji w każdym e-mailu, co natychmiast kończy przypomnienia. | Najdłużej 30 dni, potem dane są automatycznie usuwane. Adres wypisany z przypomnień zachowujemy, aby więcej ich nie wysyłać. |
| Rabat przy opuszczaniu strony: e-mail, wydany kod rabatowy i jego wykorzystanie; jeśli zaznaczysz zgodę na przesłanie kodu e-mailem, także dokładna treść zgody, data i godzina oraz adres IP. | Wydanie jednorazowego kodu rabatowego i przypisanie go do Twojego zamówienia na Twoją prośbę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przesłanie kodu e-mailem wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej); zapis zgody służy jej wykazaniu (art. 7 ust. 1 RODO). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać linkiem w e-mailu. | Kod z adresem e-mail 30 dni po upływie ważności kodu (wykorzystany kod pozostaje przy zamówieniu). Zapis zgody 3 lata. Wypisany adres zachowujemy, aby więcej nie wysyłać ofert. |
| Czat i wiadomości: imię (opcjonalnie), e-mail i treść wiadomości. | Odpowiedź na Twoje pytanie na czacie lub w wiadomości dotyczącej zamówienia (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Odpowiedź wyślemy też e-mailem, jeśli nie jesteś akurat na stronie. | 2 lata od ostatniej wiadomości, potem rozmowę usuwamy. |
| Zapytanie ofertowe: imię i nazwisko, firma lub gmina (opcjonalnie), e-mail, telefon (opcjonalnie), miejsce dostawy, interesujące Cię towary, ilość i wiadomość. | Przygotowanie oferty cenowej na Twoją prośbę i kontakt w tej sprawie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). | 3 lata od wysłania zapytania, potem je usuwamy. |
| Polecenie znajomym: e-mail i imię polecającego klienta, jego kod i informacja, czy kod został wykorzystany. | Wydanie osobistego kodu polecającego i przesłanie rabatu za zakup, który ktoś z nim zrobił (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Polecony klient poznaje tylko kod, a nie dane polecającego. | Przez czas trwania programu poleceń, najdłużej 3 lata od ostatniego użycia kodu. |
| Przypomnienie o kolejnym zamówieniu na Twoje życzenie: e-mail, imię, treść zamówienia i wybrany odstęp czasu. | E-mail z linkiem do tych samych zakupów w odstępie, który sam(a) wybrałeś(-aś) przy zamówieniu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Przypomnienia wyłączysz linkiem w każdym e-mailu. | Do wyłączenia przypomnień, najdłużej 3 lata od ostatniego zamówienia. |
| Newsletter: adres e-mail. | Wysyłanie nowości i rabatów, w tym powitalnego kodu rabatowego, na podstawie Twojej zgody wyrażonej przy zapisie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać linkiem w każdym e-mailu. | Do wypisania się z newslettera. |
| Informacje handlowe dla klientów: e-mail i imię. | Jednorazowa oferta z kodem rabatowym wysłana na adres podany w związku z zamówieniem lub zapisem do newslettera (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Każdy adres otrzyma ją najwyżej raz; z wysyłki można się wypisać linkiem w e-mailu. | Ewidencję wysyłek i rezygnacji przechowujemy, dopóki trwa cel (najdłużej 3 lata). |
| Opinia o zakupie i przypomnienie o kolejnym zamówieniu: e-mail, imię, treść zamówienia; przy opinii liczba gwiazdek, tekst i ewentualnie miejscowość. | Jeden e-mail z prośbą o opinię po dostawie oraz przypomnienie przed kolejnym sezonem grzewczym z ofertą podobnych towarów (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO); z obu możesz zrezygnować linkiem w każdym e-mailu. Publikacja opinii pod imieniem i pierwszą literą nazwiska z oznaczeniem „zweryfikowany zakup” na podstawie wysłanego przez Ciebie formularza. | Opinia przez czas jej publikacji; możesz poprosić o jej usunięcie. Ewidencję wysłanych e-maili najdłużej 3 lata. |
| Powiadomienie o dostępności: e-mail i wybrany produkt. | Wysłanie jednego e-maila, gdy produkt znów będzie dostępny, na Twoją prośbę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). | Do wysłania powiadomienia, potem dane są usuwane. |
| Bezpieczeństwo strony: adres IP przy wysyłaniu publicznych formularzy (śledzenie zamówienia, newsletter, powiadomienie o dostępności). | Ochrona formularzy przed nadużyciami i atakami automatycznymi (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). | 24 godziny. |
3. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe udostępniamy wyłącznie w niezbędnym zakresie następującym odbiorcom i podmiotom przetwarzającym:
- przewoźnikom dostarczającym towar (imię i nazwisko, adres, telefon);
- dostawcy hostingu oraz dostawcy usługi wysyłki e-maili;
- biuru rachunkowemu lub doradcy podatkowemu;
- usłudze Telegram (Telegram Messenger Inc.), za pośrednictwem której nasz zespół otrzymuje natychmiastowe powiadomienie o nowym zamówieniu (imię, miejscowość, kwota i treść zamówienia);
- firmie Google (Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads), wyłącznie jeśli wyrazisz zgodę na pliki cookies (zob. pkt 5).
Niektóre z tych usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; w takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.
4. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym w celach marketingu bezpośredniego. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Swoje prawa zrealizujesz, pisząc na zamowienia@woodovia.pl.
Jeśli uważasz, że przetwarzanie narusza Twoje prawa, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
5. Pliki cookies i podobne technologie
- Niezbędne: plik cookie sesji, który przechowuje zawartość koszyka, ulubione produkty i zabezpieczenie formularzy. Jest usuwany po zamknięciu przeglądarki. Nie wymaga zgody.
- Niezbędne, zapisany koszyk: plik cookie
tp_cartz losowym identyfikatorem, dzięki któremu koszyk pozostaje zapisany po zamknięciu przeglądarki. Nie zawiera danych osobowych; zawartość koszyka (towary i ilości) przechowujemy najdłużej 30 dni od ostatniej zmiany, potem jest automatycznie usuwana. Po złożeniu zamówienia plik cookie jest usuwany. Nie wymaga zgody, służy jedynie usłudze, o którą prosisz (koszyk). - Niezbędne, czat: plik cookie
tp_chatz losowym identyfikatorem rozmowy, aby po powrocie na stronę czat pokazał wcześniejsze wiadomości i nasze odpowiedzi. Powstaje tylko wtedy, gdy napiszesz do nas na czacie; ważny 180 dni. Nie zawiera danych osobowych. - Niezbędne, oferta rabatu: wpis
tp_exit_offerw pamięci przeglądarki z datą ostatniego wyświetlenia oferty rabatu przy opuszczaniu strony, aby nie pojawiała się częściej niż raz na 7 dni. Nie zawiera danych osobowych i nie jest nigdzie wysyłany. - Niezbędne, porównanie i dostawa: wpisy
tp_compare(produkty wybrane do porównania) itp_psc(kod pocztowy podany do oszacowania terminu dostawy) w pamięci przeglądarki. Pozostają tylko w Twojej przeglądarce i nie są nigdzie wysyłane; kod pocztowy służy jedynie do uzupełnienia formularza zamówienia. - Zapamiętanie Twojego wyboru: w Twojej przeglądarce (localStorage) zapamiętujemy, czy pliki cookies zostały zaakceptowane, czy odrzucone.
- Analityczne i reklamowe: narzędzia Google mierzą ruch na stronie i skuteczność reklam. Zapisują pliki cookies dopiero po wyrażeniu zgody na pasku cookies; do tego czasu działają w trybie bez cookies. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić linkiem Ustawienia cookies w stopce strony; po odrzuceniu usuwamy też zapisane wcześniej pliki analityczne i reklamowe.
6. Obowiązywanie
Niniejsza polityka obowiązuje od dnia publikacji.